ความหมายของการสื่อสารในองค์กร
การสื่อสารในองค์กร หมายถึง กระบวนการในการแลกเปลี่ยนข่าวสารของหน่วยงานกับบุคลากรทุกระดับภายในองค์กร ซึ่งมีความสัมพันธ์กันภายใต้สภาพแวดล้อม บรรยากาศขององค์กร และสังคม ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงไปได้ตามสถาการณ์
กระบวนการสื่อสาร
การสื่อสารให้เป็นระบบแล้ว คงจะช่วยให้เข้าใจการสื่อสารได้ดียิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้ กระบวนการสื่อสารประกอบด้วย
แหล่งข้อมูล คือ แหล่งที่มาของงข้อมูลข่าวสาร หรือเป็นต้นตอของแหล่งข้อมูลข่าวสารนั่นเอง
ข่าวสาร คือ เนื้อหาสาระที่ต้องส่งไป
ผู้ส่ง คือ บุคคลที่จะเป็นผู้ดำเนินการส่งข่าวสาร
ผู้รับ คือ ผู้เป็นเป้าหมายในการรับข่าวสาร ซึ่งถือว่าเป็นเป้าหมายสุดท้ายของการสื่อสาร
ประเภทของสื่อที่ใช้ในการสื่อสารในองค์กร
สื่อหรือช่องทาง ใช้เพื่อให้ข่าวสารนั้นไหลหรือถูกพาไปยังผู้รับสาร พอจะแบ่งออกได้ 3 ประเภท ดังนี้
ประเภทการใช้ภาษา ได้แก่ การพูด คำพูด ซึ่งการใช้ภาษานับว่าเป็นการสื่อสารที่ใช้กันมาก
ประเภทไม่ใช้ภาษา ได้แก่ สัญาลักษณ์ การเขียนข้อความ ภาพ หรือเครื่องหมายต่างๆ เป็นต้น
ประเภทอาศัยการแสดง/พฤติกรรม
รูปแบบของการสื่อสาร
การสื่อสารโดยทั่วๆ ไปแล้ว สามารถแยกรูปแบบออกได้ดังนี้
การสื่อสารภายในตัวบุคคล
การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล
การสื่อสารแบบกลุ่มใหญ่ แบบนี้ไม่มีให้เห็นมากนัก แต่ก็มีบางงานใช้
การสื่อสารภายในองค์กร
การสื่อสารมวลชน
ลักษณะการสื่อสารในองค์กร
ลักษณะการสื่อสารในองค์กร โดยทั่วๆไปจะมีรูปแบบอยู่ 3 ลักษณะ คือ
การสื่อสารระหว่างบุคคล หมายถึง การสื่อสารกันระหว่างพนักงานต่อพนักงาน หรือระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง เป็นต้น
การสื่อสารระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร หมายถึง การสื่อสารกันระหว่างหน่วยงาน ภายในองค์กร
การสื่อสารระหว่างองค์กร หมายถึง การติดต่อที่เกิดขึ้นระหว่างองค์กรต่อองค์กร
จุดมุ่งหมายของการสื่อสารในองค์กร
การสื่อสารในองค์กรที่เกิดขึ้นเพื่อการประสานงาน และสร้างความเข้าใจต่อกัน ทั้งนี้ก็เพื่อให้งานสำเร็จตามเป้าหมาย
ฉะนั้น พอจะสรุปจุดมุ่งหมายได้ดังนี้
เพื่อการควบคุมการปฏิบัติงานได้ดีขึ้น
เพื่อการให้ข้อมูลที่เป็นพื้นฐานในการตัดสินใจ
เพื่อการจูงใจและกระตุ้นให้เกิดความร่วมมือ ร่วมใจกันทำงานในองค์กร
เพื่อการแสดงออกซึ่งความรู้สึกต่างๆ เพื่อให้หัวหน้าหรือพนักงานด้วยกันมีความเข้าใจกัน
เทคนิคการสื่อสารในองค์กร
เทคนิคในการสื่อสาร จะมีลักษณะสำคัญ 3 ประการ คือ
เทคนิคการสื่อสารจากระดับบนสู่ล่าง ได้แก่ การสื่อสารจากผู้บังคับบัญชาลงสู่ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา
เทคนิคการสื่อสารจากระดับล่างสู่บน ได้แก่ การศึกษาจากผู้ใต้บังคับบัญชา ติดต่อขึ้นตามคำสั่ง ตามลำดับขั้น จนถึงผู้บังคับบัญชา
เทคนิคการสื่อสารระดับเดียวกัน เช่น ระหว่างเพื่อนร่วมงาน บุคคลในระดับเดียวกัน
รูปแบบของเครือข่ายการติดต่อสื่อสาร
ในการจัดเครือข่ายการสื่อสาร เพื่อให้มีการติดต่อสื่อสารกัน สามารถแบ่งออกได้ดังนี้
แบบลูกโซ่ (Chain) เป็นเครือข่ายที่พบความผิดพลาดอยู่เสมอ
แบบวงล้อหรือดาว (Wheel or Star) เป็นเครือข่ายของการประสานงานแบบเผด็จการ
แบบวงกลม (Circle) เป็นการติดต่อข่าวสารกันแบบต่อเนื่องกัน ซึ่งให้ประสิทธิภาพในการแก้ปัญหาได้ต่ำ
แบบว่าว (Kite) เป็นการติดต่อที่ผสมผสานกันทั้งแบบลูกโซ่และแบบวงล้อี่
แบบทุกช่องทาง (All Channel) เป็นเครือข่ายการติดต่อสื่อสารที่มีการประสารกันได้ทุกจุด ทำให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
หลักสำคัญในการติดต่อสื่อสารที่ดี
เพื่อให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ทำให้ผู้ส่งและผู้รับมีข่าวสารตรงกันและรวดเร็ว จึงสมควรยึดหลัก 7 C คือ
ความเชื่อถือได้
ความเหมาะสม
มีเนื้อหาสาระ
ความสม่ำเสมอและความต่อเนื่อง
ช่องทางข่าวสาร
ความสามารถของผู้รับสาร
ความชัดเจนแจ่มแจ้งของข่าวสาร
ฉะนั้น จากหลักการ 7 C นี้คงจะช่วยให้การจัดระบบติดต่อสื่อสาร เกิดผลของการสื่อสารที่ดีเกิดขึ้นในองค์กรได้ ซึ่งหากมีการติดต่อสื่อสารที่ดี ย่อมส่งผลให้เกิดการจัดการบริหารงานที่ดีไปด้วย
มนุษย์สัมพันธ์กับการสื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ
การสื่อสารให้เกิดความรวดเร็วและเที่ยงตรง ในยุคปัจจุบันในบริษัทหรือองค์กรต่าง ๆ กำลังพัฒนาเกี่ยวกับข้อมูลข่าวสาร มีความก้าวหน้ารวดเร็วทันสมัยทั้งนี้ก็เพื่อให้สิ่งนี้มาช่วยพัฒนางานหากระบบการสื่อสารในองค์กรมีประสิทธิภายังช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานและมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีให้เกิดในหมู่คณะพนักงานและผู้บริหารด้วย ดังนั้น การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถสรุปได้ ดังนี้
รู้กระบวนการและขั้นตอนการสื่อสาร บุคคลในสถานทีประกอบการต้องรู้กระบวนการและขั้นตอนเพื่อการสื่อสาร ดังนี้
- ความตั้งใจที่จะสื่อสาร
- มีความเข้าใจในสาระการสื่อสาร
- มีการยอมรับในข่าวสาร
- ปฏิบัติตามข่าวสาร
ใช้สื่อและภาษาธรรมดา
ต้องพยายามเข้าใจธรรมชาติของผู้ส่งและผู้รับการสื่อสาร
ต้องพยายามเข้าใจกิริยาท่าทาง
การพัฒนาประสิทธิภาพการฟังที่ดี
สื่อและเครื่องมือในการสื่อสารต้องดีและเอื้ออำนวย
ควรมีการวางแผนและเตรียมตัวที่ดี
ลักษณะของการสั่งการที่ดี
การสั่งการที่ดีต้องเป็นคำสั่งที่สามารถปฏิบัติได้ ผู้รับคำสั่งจะต้องมีอำนาจ เวลา และอุปกรณ์ในการดำเนินงานเพียงพอที่จะปฏิบัติตามคำสั่งนั้น ๆ ดังนั้น การสั่งการที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
เป็นเรื่องที่ผู้รับคำสั่งสนใจ เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่โดยตรง
คำสั่งต้องเกี่ยวข้องกับหน่วยงาน
คำสั่งต้องเหมาะสม ชัดเจน เข้าใจง่าย และสามารถปฏิบัติได้
คำสั่งต้องแน่นอน ควรเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อป้องกันความผิดพลาด
ความหมายของการควบคุมงาน
การควบคุม หมายถึง การตรวจสอบการปฏิบัติงาน ว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้และได้มาตราฐานที่กำหนดไว้หรือไม่ แล้วแนะนำการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแนและมาตราฐานที่กำหนดไว้
ความมุ่งหมายของการปฏิบัติงาน
เพื่อตรวจสอบดูว่างานที่ได้รับมอบหมายไปปฏิบัติดำเนินไปตามแผนงานและมาตราฐานที่กำหนดไว้หรือไม่
เพื่อตรวจสอบวิธีปฏิบัติงานว่าดำเนินไปตามหลักการที่ดีหรือไม่เพียงใด
เพื่อตรวจสอบความก้าวหน้าของงานว่าดีเพียงใด
เพื่อตรวจสอบการดำเนินงานว่ามีอุปสรรคหรือปัญหาประการใด เมื่อใด เพียงใด
เพื่อแนะนำปรับปรุงแก้ไข เมื่อเกิดอุปสรรคและปัญหา
ที่มา : นางสาวนงคราญ ดงเย็น นางสาวสุพัตรา ยศตื้อ นางสาวแสงอรุณ สันวงค์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น